英語学習

【超簡単】英語ビジネスメールの4STEP

 

今回は

英語でメールを書いたことがない。。。どうやって書くんだ。。

という人のためにわかりやすく英語メールの基本的な組み立て方を紹介します!!

 

この記事はこんな方におすすめです!

  • 初めての英語でのメールで焦っている
  • TOEIC対策のために英語メールの構造を知りたい

 

英語メールの4ステップ

英語でのメールはこの4ステップを押さえておけば大丈夫です。

1、挨拶メッセージ

2、感謝の言葉(場合によって)

3、要件を述べる

4、最後の挨拶

 

STEP1 挨拶

日本のビジネスメールだと、「お世話になっております。」のような文章を書くことが謎にマナーになっていますが、

英語ではそのような表現は必要ありません。

 

以下のような表現から、メールを書き出しましょう。

 

ビジネスやフォーマルな場合

・Dear,Mr.William

(ウィリアムさんへ)

砕けた表現(同僚や知っている相手に対して)

・Hi, William.

(やあ、ウィリアム)

 

続いて

初めてのメールの際は挨拶の後、簡単に自己紹介を入れると丁寧です。

I am writing to you for the first time.

(はじめてメールを差し上げます。)

This is Tanaka Ichiro of ENG corporation

(EGNコーポレーションの田中です。)

 

日本人ならやっぱり入れないと気が済まない、相手の調子を伺う表現も場合によって入れましょう。

お元気にされていますか?

I hope this mail finds you well(固めの表現)

I hope you are well (フレンドリーな表現)

違和感はありますが、変に日本語訳せずフォーマットとして覚えましょう!
メシ屋

 

STEP2 感謝を伝える

 

実際に会った後のメールや返信をもらった後のメールの場合、感謝の気持ちを一文入れると自然な流れになります。

 

・Thank you for your prompt reply.

(迅速な返信を感謝いたします。)

・Thank you for visiting our company today.

(本日は我が社にお越しいただきありがとうございました。)

・Thank you for inviting the beautiful dinner last night.

(昨夜は素晴らしいディナーに招待していただきありがとうございました。)

 

STEP3 要件を伝える

 

メールで一番重要なポイントです。長い文章にせず、短くわかりやすい文章を書きましょう。

おすすめの書き出し方↓

・I am writing to ask about

(~のことをおたずねしたいのですが、、、)

・I'd like to hear your advise about

(〜についてのことでアドバイスをいただきたいのですが、、、)

・This is just to inform you about

(〜についてのことでメールを失礼致します。)

・Just a brief update on the project

(プロジェクトをお伝えします。)

 

ステップ4 結びの言葉

 

英語のメールでは最後に結びの言葉をつけます。

 

最後にコンマをつけることを忘れないようにしましょう!

 

Sincerely, 面識のあまりないクライアントや目上の人に対して

Sincerely, 真心を込めて

Yours sincerely,

Sincerely yours,

 

Regards, 敬意を表す、一番無難で

Regards, 敬意を込めて

以下の表現で送られてくることもあります。大きな意味の変化はありませんが、おしゃれ、、ですかね??

Kind regards,

Warm regards,

Best regards,

 

Many thanks,感謝を表す

Many thanks, 感謝いたします。

 

 

 

結びの言葉ってパッとこない表現かもしれませんが、困ったら「Regards,」でOKです
メシ屋

 

実際に書いてみた

 

実際に英語メールを書いてみました。

 

相手は昨日会ったクライアントを想定しています。

 

Dear William, (ウィリアムさんへ)

Thank you for visiting our company yesterday.

(昨日は私たちの会社にお越しいただきありがとうございました。)

I was really glad to meet you and had such a great time.

(お会いできてとても光栄でした。)

Anyway I'm writing to tell you about the schedule of the next meeting has changed.

(ところで、次のミーティングの予定が変わったことを伝えるためメールさせていただきました。)

Next meeting will be held on 6th March, at ENG office.

(次のミーティングは3月6日のENG オフィスで開かれます)

we're so sorry for this sudden change

(急な変更で申し訳ありません)

Best Regards,(敬意を込めて)

Tanaka Ichiro.

ENG corporation

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

この記事が皆様の英語ビジネスメールの作成の手助けになったら幸いです。

とにかく難しい言葉や長い文章は使わず、わかりやすくて伝わりやすい文章を心がけましょう!

海外の人はフレンドリーなので、日本のお堅いメールほど気を配る必要はありません笑

 

皆様の英語でのメールでビジネスがさらに躍進することを願っています!

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